Ogni organizzazione si trova prima o poi a gestire una Non Conformità.
La differenza tra un sistema Qualità che si limita a correggere i problemi e uno che genera valore sta nella capacità di individuarne le cause e impedirne la ricorrenza.
È qui che entrano in gioco le Azioni Correttive, uno degli strumenti più importanti per alimentare il miglioramento continuo e ridurre i Costi della Non Qualità.
Cosa sono le Azioni Correttive?
Un'Azione Correttiva è un'attività volta ad eliminare la causa di una Non Conformità o di un problema, evitando che lo stesso evento si ripresenti in futuro.
È utile distinguere tra tre concetti spesso confusi:
- Correzione: interviene sul problema rilevato e ne elimina gli effetti immediati.
- Azione Correttiva: elimina la causa che ha generato il problema.
- Azione Preventiva: nella ISO 9001:2015 non è più gestita come processo separato, ma è integrata nell'approccio basato sul rischio che mira a identificare e gestire preventivamente le potenziali criticità.
In altre parole, sostituire un componente difettoso è una correzione. Capire perché quel difetto si è verificato ed eliminare la causa che lo ha generato rappresenta invece un'Azione Correttiva.
Come gestire le Azioni Correttive
La gestione di un’Azione Correttiva richiede un processo strutturato, che parte dalla definizione precisa della Non Conformità e della sua portata. Dopo aver contenuto il problema è necessario individuare la causa radice attraverso strumenti come i 5 Why o il diagramma di Ishikawa. A questo punto si definiscono le attività necessarie per eliminarla, valutando responsabilità, risorse, tempi ed eventuali conseguenze sulle altre attività. Il piano viene quindi formalizzato, indicando attività, responsabili, risorse, scadenze e criteri di verifica. Successivamente, viene implementato e monitorato fino alla verifica della sua efficacia.
Come verificare l’efficacia dell’azione correttiva
La chiusura di un’Azione Correttiva non dovrebbe coincidere semplicemente con la conclusione delle attività pianificate. È necessario verificare che l’intervento abbia realmente risolto la causa del problema e prodotto un miglioramento.
L’efficacia può essere valutata attraverso criteri chiari e misurabili:
- eliminazione della causa radice della Non Conformità;
- prevenzione della ricorrenza dello stesso problema;
- miglioramento misurabile dei Processi e delle prestazioni;
- riduzione di scarti, Non Conformità o reclami;
- miglioramento dell’efficienza operativa e della soddisfazione del cliente.
Il controllo avviene in un periodo di monitoraggio predefinito e permette di verificare se il problema si ripresenta e, in caso positivo, di capire se l’analisi della causa debba essere approfondita.
Dalla causa radice al miglioramento
Un’Azione Correttiva efficace non si limita quindi a risolvere il sintomo, ma consente di trasformare una Non Conformità in un’opportunità di miglioramento. L’analisi delle cause può inoltre evidenziare criticità presenti in altri Processi o attività, estendendo l’intervento dove necessario.
Per esempio, se un’azienda rileva che alcuni prodotti vengono spediti con etichette errate, la semplice correzione consiste nel sostituire le etichette prima della consegna. L’Azione Correttiva richiede invece di analizzare la causa del problema: potrebbe emergere che il modello utilizzato dall’operatore non viene aggiornato automaticamente quando cambia l’ordine del cliente. In questo caso, l’intervento può prevedere la revisione del Processo di gestione delle etichette, l’introduzione di un controllo automatico e la formazione del personale.
L’analisi potrebbe inoltre evidenziare una criticità simile in altri Processi che utilizzano gli stessi dati, estendendo l’intervento dove necessario e strutturando l’opportunità di miglioramento.
Azioni Correttive e digitalizzazione della Qualità
Le Azioni Correttive rappresentano uno degli strumenti attraverso cui il Sistema Qualità alimenta il miglioramento continuo. La loro efficacia dipende dalla capacità di collegare Non Conformità, cause, responsabilità, attività, scadenze e risultati in un unico processo tracciabile.
La Digitalizzazione consente di centralizzare queste informazioni, automatizzare Workflow e notifiche e monitorare KPI e trend nel tempo, facilitando l’individuazione delle criticità e la verifica dei risultati.
Per le organizzazioni che vogliono rendere più strutturata la gestione della Qualità, Blulink, società del Gruppo Impresoft, supporta la Digitalizzazione dei Processi attraverso Quarta EVO. La piattaforma permette di gestire le Non Conformità e le Azioni Correttive collegandole a cause, responsabilità, scadenze, verifiche di efficacia e KPI, creando una visione integrata delle attività di miglioramento e contribuendo a ridurre i Costi della Non Qualità.
