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Nell’era del new normal e dei modelli ibridi di lavoro, l’esigenza di una Modern Intranet che funga da pilastro dell’employee experience è più viva che mai. Tuttavia, molte aziende non hanno ancora operato quell’evoluzione concettuale e tecnica atta a valorizzare la propria Intranet, con il risultato di sprecarne il potenziale.
Perché una Modern Intranet è necessaria
Alla base di una Modern Intranet c’è un percorso di valorizzazione di uno strumento tradizionale che, in molti casi, non è evoluto con la stessa velocità delle dinamiche di lavoro e dei relativi tool di collaborazione.
Oggi, i dipendenti possono organizzare riunioni virtuali con pochi tocchi dello smartphone, hanno a disposizione chat di team e hanno fatto proprie dinamiche collaborative basate sul feedback immediato (il “like”) e la condivisione rapida.
Molte Intranet, invece, sono ancora repository di file e contenuti statici, sono poco aggiornate, non supportano le dinamiche collaborative moderne, presentano una User Experience (UX) non ottimizzata per l’accesso mobile e si basano su sistemi legacy, con annesse limitazioni funzionali e di integrazione con gli altri applicativi aziendali. Il risultato è il disallineamento tra la Intranet e i modelli di lavoro moderni, da cui deriva un impatto negativo sulla produttività e lo scarso livello di adozione lamentato da molte imprese. Nell’era dello smart working, limitazioni come una UX non ottimizzata per l’esperienza mobile e la frammentazione dei sistemi portano immediatamente all’insuccesso. In modo eloquente, CMSwire titola “Il 90% delle Intranet fallisce” riferendosi proprio alla necessità di adottare un profondo percorso evolutivo, sia concettuale che tecnico.
Modern Intranet: cos’è e i suoi benefici
Una Modern Intranet, cioè un sistema moderno, efficiente e fruibile, è un atto di cura nei confronti dei propri dipendenti, nonché un investimento vincente per ottenere engagement, produttività e attaccamento ai valori dell’azienda.
La Modern Intranet abbandona la staticità del modello precedente e si pone come ambiente virtuale che riunisce l’impresa, nonché punto di contatto e di interazione con la propria azienda, a prescindere da dove ci si trovi, dall’orario e dal dispositivo. Il sistema deve essere strutturato per semplificare l’accesso alle informazioni (notizie, file, documenti…) e per permetterne una condivisione sicura. Inoltre, deve favorire l’interazione, si deve basare sull’immediatezza di una UX consumer e, cosa tutt’altro che secondaria, deve essere integrato nel workplace digitale dell’azienda, abbandonando il più possibile la logica a silos rispetto ai vari sistemi aziendali.
Attraverso l’utilizzo di appositi connettori, infatti, le soluzioni disponibili sul mercato permettono l’integrazione con calendari, sistemi di workforce management, meeting e comunicazione unificata, tool di produttività, cloud storage e molto altro. Le soluzioni più avanzate permettono anche la personalizzazione dei contenuti proposti agli utenti, forniscono al management statistiche sull’utilizzo della piattaforma e possono anche sfruttare dinamiche di gamification per favorire l’engagement.
Assecondando al meglio la modern employee experience, la nuova Intranet porta benefici tangibili alle imprese e ne giustifica l’investimento:
- incremento dell’employee engagement e, di conseguenza, della produttività;
- accelerazione e semplificazione dei processi aziendali, derivante da funzionalità native e dall’integrazione con i sistemi aziendali. A titolo d’esempio, può far parte della Intranet un onboarding site con tutte le risorse necessarie per orientarsi all’interno dell’azienda e i percorsi (anche di training) da seguire per essere operativi nel minor tempo possibile;
- pieno supporto per i modelli di Smart Working, che riducono i costi per l’azienda (es. quelli di Real Estate) e massimizzano la produttività;
- rafforzamento della cultura aziendale nell’era del lavoro ibrido. Anche questo effetto è connesso al tema dell’integrazione della Intranet in un unico workplace digitale per tutta l’organizzazione.
Migliorare l’employee experience con 4wardPRO
La Modern Intranet abilita una trasformazione pervasiva che, oltre al comparto tecnologico, coinvolge cultura e organizzazione. Come tale, il percorso va progettato e implementato in modo corretto, indirizzandolo verso l’obiettivo della massima adoption. Introdurre un nuovo strumento in azienda, anche se customizzato in funzione dei suoi processi e delle sue peculiarità, può diventare un insuccesso se non viene supportato da un adeguato percorso di gestione del cambiamento. Tutto ciò a prescindere dalla soluzione scelta, dal modello di erogazione (di solito, cloud pubblico), dalle customizzazioni e dalle integrazioni da realizzare.
Si pone dunque la necessità di un partner che, facendo perno sulle proprie competenze tecniche e sull’esperienza maturata, abbia sviluppato best practice efficaci e sia in grado di accompagnare le imprese verso il successo del progetto e il ritorno dell’investimento. 4wardPRO è un candidato ideale: da anni, infatti, ci occupiamo di trasformazione digitale delle imprese, con particolare attenzione nei confronti del modern work, di cui la intranet è un pilastro. Siamo quindi in grado di occuparci dell’intero percorso di adozione, dall’assessment fino alla realizzazione di soluzioni ad hoc, perfettamente integrate nei processi e nel modello organizzativo aziendale. Il tutto, senza mai dimenticare una corretta gestione del cambiamento.
