ISAGRO E LA DIGITAL TRANSFORMATION - Diapason e Arxivar supportano l’innovazione dei processi in chiave digitale

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Digital transformation Isagro

Azienda
Isagro Spa

Sede
Milano

Settore
Ricerca e sviluppo prodotti chimici

Sfida
Digitalizzare e ottimizzare il più possibile i processi aziendali

Soluzione
Arxivar e Diapason

Risultato
Passaggio da un processo cartaceo ad una totale digitalizzazione

L’azienda

Isagro è una società italiana di oltre 350 persone, inizialmente basata sulla ricerca e sviluppo di nuove molecole di origine chimica, e oggi alla testa di un Gruppo che offre prodotti per l’agricoltura a basso impatto ambientale, con un progetto di crescita focalizzato nel comparto dei prodotti di origine biologica e naturale.
Nata nel 1993 e quotata dal 2003 sul Mercato Azionario di Borsa Italiana produce in quattro stabilimenti in Italia con distribuzione diretta in Brasile, Colombia, Italia, Spagna e Stati Uniti.
Opera in oltre 70 Paesi nel mondo con un fatturato consolidato di 105 milioni di euro.

SITUAZIONE INIZIALE

“Conoscevamo le potenzialità delle soluzioni documentali e di Arxivar in particolare; abbiamo dunque individuato come processo pilota la gestione delle richieste di Acquisto per iniziare il nostro percorso verso la digital transformation.
Le RDA, sia quelle che si riferiscono alle attrezzature sia quelle inerenti ai servizi utilities e consulenza venivano generate dagli stabilimenti, ubicati in sedi lontane rispetto all’ufficio acquisti centrale e tale processo era particolarmente oneroso in termini di scambio documentale e di carta. Si procedeva alla compilazione di un RDA in Word o Excel, poi il documento veniva stampato, firmato, scansito, inviato all’ufficio acquisti prima di essere inserito nel sistema gestionale Diapason dove veniva approvato e nuovamente stampato, firmato e rinviato agli stabilimenti.
Questo processo era onerosissimo in quanto, tutto ciò che veniva riportato nell’RDA, andava spesso gestito manualmente più volte.

Il nostro obiettivo è di digitalizzare e ottimizzare il più possibile i processi aziendali.”

IL FLUSSO DOCUMENTALE

“Siamo passati da quello che era un processo basato sul cartaceo ad una totale digitalizzazione. 

Tutte le informazioni della RDA vengono inserite nel software di gestione documentale Arxivar tramite una maschera disegnata “su misura” per gli utenti finali. Il medesimo documento viene poi assoggettato ad una approvazione indirizzata in base al tipo di acquisto (fornitura, appalto, consulenza) /stabilimento/importo. Il processo ora è tutto digitalizzato sia per l’arrivo all’ufficio acquisti, sia per le autorizzazioni e infine per la restituzione delle notifiche al richiedente.

E’ stata automatizzata l’acquisizione dell’Ordine di Acquisto nel sistema Gestionale, il quale restituisce ad Arxivar gli ordini di acquisto confermati. In questo modo Arxivar può archiviare tutti gli elementi della “pratica” di acquisto (RDA –ODA –CONTRATTI –ALLEGATI). Contemporaneamente, abbiamo standardizzato il modo di comunicare eliminando i documenti che in precedenza arrivavano su Word, Excel, Mail ecc.

Infine è stata attivata la funzionalità OCR del software di gestione documentale Arxivar.
Questa funzione permette di ricercare tramite keyword il testo contenuto nei PDF, una modalità particolarmente utile quando si trattano materiali come le attrezzature o pezzi di ricambio che non sono oggetti codificabili nel sistema gestionale.”

INTEGRAZIONE CON DIAPASON

“La collaborazione con Formula Impresoft e l’integrazione con Diapason sono state fondamentali nella scelta perché ci hanno permesso di costituire un team di lavoro con diverse competenze in grado di lavorare efficacemente sia sul fronte del sistema documentale sia nell’integrazione con il nostro gestionale Diapason, evitando così doppie imputazioni o attività manuali che possono causare errori e perdite di tempo.

PROGETTI IN CORSO E PROSSIMI PASSI – Innanzi tutto partiremo con l’estensione del processo RDA a tutte le sedi italiane e ad altre tipologie di materiali. Per il futuro abbiamo in progetto l’automazione del ciclo passivo, per velocizzare l’approvazione e la registrazione in contabilità delle fatture che arrivano sia dall’Italia che dall’estero. Anche in questo caso Arxivar ci aiuterà ad avere un processo completamente digitale senza la necessità di stampare carta.”

INTERVISTA a:

 

Isabella Venturini – Responsabile Ufficio Acquisti

Lorenzo Brambilla – IT MANAGER